Поширені запитання/FAQ
Навіщо потрібна легалізація документа чи проставлення апостилю на іноземному документі?
Документи, що видані уповноваженими органами іноземних держав в установленій формі, визнаються дійсними в Україні за умови їх легалізації або проставлення апостиля, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України, згідно Закону України «Про міжнародне приватне право».
Які документи легалізує МЗС та представництва МЗС в регіонах?
- свідоцтва (українського зразка) про реєстрацію актів цивільного стану та Витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, які засвідчені обласним управлінням юстиції за місцем видачі;
- довідки щодо кримінальної відповідальності, видані органами МВС України;
- документи про освіту міжнародного зразка;
- документи, засвідчені або видані нотаріусами (після їх попереднього оформлення в Міністерстві юстиції України);
- офіційні документи, складені і засвідчені безпосередньо в дипломатичних представництвах іноземних держав в Україні;
- офіційні документи, крім документів комерційного характеру, складені і засвідчені на території іноземних держав органами державної влади, які уповноважені підтверджувати їх дійсність, і призначені для використання в Україні за умови їх засвідчення в МЗС країни походження документа та її дипломатичного представництва в Україні в установленому порядку.
Що потрібно мати для подачі документа на легалізацію?
- документ, який необхідно легалізувати;
- квитанція про оплату консульського збору;
- фізичні особи подають паспорт та заповнюють відповідну заяву (в разі необхідності подати на легалізацію документи, що належать або виписані на ім’я іншої особи, заявник повинен надати засвідчену нотаріусом довіреність від власника документів);
- юридичні особи, окрім вищезазначеного, додатково подають лист-звернення (бланк установи повинен містити реквізити та печатку), у якому зазначаються: перелік документів, що подаються на легалізацію, мета, з якою вони легалізуються, відомості про особу, яка уповноважена представляти інтереси з питань засвідчення документів.
Хто може подати документ на проставлення апостиля?
Будь-яка особа – довіреність від власника документа не вимагається.
Чи є обов’язковою присутність особи, на ім’я якої видано документ, для подання цього документа на легалізацію?
Присутність власника документа не є обов'язковою. Натомість, у разі подання документів представником фізичної чи юридичної особи, подається доручення або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб.
Водночас треба пам’ятати, що Департамент консульської служби легалізує офіційні документи, крім документів комерційного характеру, складені і засвідчені на території іноземних держав органами державної влади, які уповноважені підтверджувати їх дійсність, і призначені для використання в Україні за умови їх засвідчення в МЗС країни походження документа та її дипломатичного представництва в Україні в установленому порядку.
Чи можна в МЗС проставити апостиль на документах про освіту?
Ні. Апостиль на українських документах про освіту проставляє Міністерство освіти і науки України.
Який розмір консульського збору за проставлення апостилю?
- для фізичних осіб – 150 гривень;
- для юридичних осіб – 450 гривень.
У разі оформлення документів у терміновому порядку (до 5 робочих днів) консульський збір стягується у подвійному розмірі.
Який термін розгляду документів для проставлення апостиля?
- у звичайному порядку – у строк до 10 робочих днів з дня отримання необхідних документів і сплати консульського збору;
- у терміновому порядку – у строк до 5 робочих днів з дня отримання необхідних документів і сплати консульського збору.
Чи може термін розгляду документів для проставлення апостиля перевищувати п'ять робочих днів?
Так, у разі необхідності отримання додаткової інформації від органу видачі документа, термін розгляду може бути продовжено до 20 робочих днів, про що співробітник відділу повідомить заявника під час прийому документів.
Чи можна поставити апостиль на документі в Посольстві або в Консульстві?
Ні, не можна. Ні українські, ні іноземні закордонні дипломатичні установи (окрім дипломатичних установ Австралії) не мають таких повноважень.
Де проставляється апостиль на документі, який видано іншою державою?
Виключно на території країни походження (видачі) цього документа. Наприклад: якщо документ виданий у Німеччині, то апостиль проставляється уповноваженими органами виключно цієї країни.
Яка установа проставляє апостиль на документі, виданому іноземним посольством (консульством) в Україні?
На такий документ апостиль не проставляється. Він підлягає легалізації в МЗС України або в представництві МЗС на території України.
Звертаємо увагу, що апостиль не проставляється на документах, виданих закордонними дипломатичними установами України та на документах що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.
Який розмір консульського збору за легалізацію документів?
- на ім’я фізичної особи – 150 гривень;
- на ім’я юридичної особи – 450 гривень.
Чи існує терміновий тариф за легалізацію документів?
Так. У разі оформлення документів у терміновому порядку (до 5 робочих днів) консульський збір стягується у подвійному розмірі.
Де можна знайти інформацію щодо прийому документів на апостиль або легалізацію?
Детальна інформація щодо проставлення апостилю на документах чи їх легалізації розміщена на вебсторінці МЗС.
Куди звернутися з метою витребування документів про народження родичів за кордоном?
Для оформлення запиту щодо витребування документів з-за кордону слід звернутися до Департаменту консульської служби МЗС України чи до представництв МЗС в регіонах.